この記事の要点
入口を基準に通路へ名前を付け、ブース番号を規則化し、索引と現在地表示を同じ番号体系で連動させる。
必要な項目から読む
どこで案内が途切れるのか
図面をそのまま配布すると通路とブースの区別が弱く、来場者が現在地や目的ブースへの向きを判断できない。
設計図と来場者用配置図は違う
来場者用の会場図では、入口、受付、通路、ブース番号を先に決めます。施工用の寸法や電源位置は、出展者・施工担当へ渡す図に残し、一般来場者用の図とは分けてください。作業用情報を削った後も、出入口や通行できない区画まで消していないかを確認します。
番号に位置の手掛かりを持たせる
番号を申込順のまま置くと、隣同士でも番号が離れて探しにくくなります。ゾーン記号と連番を組み合わせ、通路の両側で奇数・偶数を分けるなど、一度規則を理解すれば位置を推測できる体系にします。吊り看板や床サインも同じ記号にそろえます。出展者索引は五十音順や分野順に並べ、検索結果から区画記号へ飛べるようにします。
ブース面積が違っても番号の読む向きが途中で反転しない配置が有効です。
差し替え前提で版を管理する
出展キャンセルやブース移動は開催直前にも起きます。配置図、Web、会場掲示、受付配布物の版番号と更新締切を決め、空き区画を別企業名で上書きするだけの修正を避けます。当日の案内スタッフにも最終版を配布します。空き区画が発生したときは番号を詰めず、欠番として保持すると既に配布した資料とのずれを防げます。
入口看板と受付用一覧も同じ改訂時刻で交換します。
自分で整理する手順
- 来場者入口ごとに最初に見える通路を確認する
- 通路へ短い名称または番号を付ける
- ブース番号を方向が推測できる順序へ整える
- 出展者索引と配置図を同じ版で更新する
制作を依頼する目安
- 数十以上のブースがあり索引設計が必要
- 消防・会場管理上の通路幅や設備を扱う
- 直前の出展変更を複数媒体へ反映する必要がある
依頼時に渡す情報
- 主催者確定済みの区画番号入り設営図
- 出展名とブース符号を対応させた索引表
- 一般客が利用する各入場扉の呼称一覧
- 吊り看板と床サインの設置予定位置
- 会場指定の通路幅・閉鎖区画に関する資料
- 直前変更を反映できる編集データの希望形式
公開前の確認項目
未確認の項目を残さず、該当しないものはその理由も記録します。
- 受付順ではなく位置を推測できる採番にした
- 入口から見た通路方向を紙面上で判断できる
- 出展者索引の符号が配置面と一致している
- 欠番を詰めて既配布資料を無効にしていない
- 来場者版から施工寸法や電源情報を除いた
- 最終配置を床表示と照らして校了した