結婚式・法要の案内地図を外注するときの依頼事項

この記事の要点

式の種別より、参列者、到着手段、正しい入口、集合時刻から必要情報を決めます。会場公式資料の利用可否を確認し、案内状の実寸と発送日を基準に依頼します。

必要な項目から読む

会場公式地図を小さく転載したり、住所だけを載せたりして、高齢の参列者や遠方客が駅出口、送迎場所、建物入口で迷う。

結婚式や法要では、遠方から電車で来る人、高齢の家族、送迎バスを使う人、自家用車で来る人が混在します。一枚に全経路を詰める前に、最も多い到着手段と、迷った場合の影響が大きい人を確認します。駅から徒歩の地図、送迎乗り場の小図、車向けの駐車場説明を分ける方法もあります。

会場公式の推奨出口や車寄せを確認し、単に距離が近い入口を案内しないようにしてください。集合時刻と所要時間の目安は本文にも記載します。

住所が示す地点と、参列者が入るべき入口、当日の受付、送迎バスの乗降場所が一致しないことがあります。ホテルの正面玄関と宴会場入口、寺院の山門と会館受付など、現地で使う名称を会場へ確認します。時間帯による入口変更、車寄せの停車条件、駐車券の扱いも、断定せず会場の最新案内に従います。

地図には最終的な到着点を強調し、建物到着後の階や部屋は短い文章で補足すると、情報を詰め込みすぎません。

案内状は地図欄が小さく、上品な装飾を優先すると文字が読みにくくなることがあります。地図には駅出口、主要な曲がり角、会場入口を残し、住所、電話番号、送迎時刻、駐車条件、注意事項は本文へ分けます。高齢者を想定する場合は細い線や薄い色を避け、色だけで経路を示さず矢印とラベルを併用します。

制作画面の拡大表示ではなく、使用する紙と原寸に近い状態で印刷し、通常の室内照明で読めるかを確認します。

会場から受け取った地図やロゴが、招待状への転載や加工を認めているかを確認します。Webサイトの地図画像を許可なく保存・トレースして依頼することは避け、公式に配布された素材か、案内情報だけを基に新規制作します。個人宅や非公開会場を含む場合は、住所を誰にどの媒体で伝えるかも決めます。

完成後は会場担当者と主催者が経路、入口、日時を照合し、発送用最終版以外の校正画像を誤って印刷しないよう版管理を行います。

未確認の項目を残さず、該当しないものはその理由も記録します。