この記事の要点
現況を正本として変更箇所を一覧化し、編集可能な元データを作り直して、全媒体を同じ版番号で更新する。
必要な項目から読む
どこで案内が途切れるのか
元データがないまま古い画像へ継ぎ足し修正を重ね、部屋名、壁、入口、Web版の内容が食い違っている。
古い図へ直接描き足す前に棚卸しする
改修後は、図面の変更だけでなく、現地の扉、部屋名、設備、サインを確認します。古い図が残る場所を、Web、配布紙、壁面掲示、予約メールに分けて一覧化してください。差し替える媒体が分からないまま新図を完成させると、旧案内が残る原因になります。
現況と差分表から元データを作る
壁や階段などの固定情報と、部屋の用途や受付時間など変わりやすい情報を分けます。編集可能な元データでは、修正対象を探しやすいレイヤーや部品名を付けてもらうと、次回の更新も引き継ぎやすくなります。編集権限と使用フォントの条件も納品時に確認してください。
媒体を同じ版で切り替える
公開する版を決めたら、各媒体の差し替え日と担当者を記録します。旧PDFへのリンクは改訂版への案内へ変更し、取り外した紙や看板も確認します。ただし、既に保存・配布された画像は遠隔で書き換えられません。旧版にも確認日や公式案内の参照先を持たせる運用を続けてください。
自分で整理する手順
- 館内に残るすべての案内図と掲出場所を撮影する
- 施設管理者の最新資料と現地を照合する
- 形状変更と名称変更を分けて差分表にする
- 共通元データから媒体別に書き出して差し替える
制作を依頼する目安
- 編集元データがなく画像しか残っていない
- 改装範囲が広く現地採寸や図面確認が必要
- 多数の掲示・Web・印刷物を同時に更新する
依頼時に渡す情報
- 館内に残る旧掲示の階・壁面・寸法台帳
- 検索公開中のPDFと予約添付画像のURL一覧
- 改装図面と現況写真の差分マーキング
- 部屋改称・設備移設・運用変更の分類表
- 道路・壁・名称を分層できる編集形式
- 切替日に交換する印刷物の配布先リスト
公開前の確認項目
未確認の項目を残さず、該当しないものはその理由も記録します。
- 見た目の新しさだけで正本を決めていない
- 白い矩形で旧情報を隠す修正をやめた
- 線の接続を改装後の現況から描き直した
- 入口掲示と公式サイトを同日に切り替えた
- 旧PDFへ新版の所在を案内している
- 回収不能な冊子の残部処理を記録した