この記事の要点
時間条件を図の前提として明示し、通常用と時間外用を分け、入口から受付までの案内文と現地サインも同期させる。
必要な項目から読む
どこで案内が途切れるのか
通常受付だけを示した館内図が時間外にも見られ、閉まった入口や無人カウンターへ来訪者を導いてしまう。
場所の変更ではなく条件の変更を伝える
平日・休日、昼間・夜間で使える入口と受付を一覧にします。違うのが受付だけなのか、入口やエレベーターも変わるのかを分けて確認してください。経路が変わる場合は時間帯別の図を用意し、「夜間はこちら」という矢印だけで通常経路へ継ぎ足さないようにします。
二つの経路を重ねすぎない
通常経路と時間外経路を同じ線で描くと、分岐点で誤読が起きます。図を分ける、線種と番号を変える、該当しない入口に閉鎖記号を付けるなど、白黒印刷でも違いが残る方法を使います。電話での案内文も図と同じ目印順にします。二本の線が同じ廊下を通る区間では、共通部分と分岐部分を視覚的に分けます。
閉鎖扉には進入禁止の形を添え、電話案内でも同じ分岐名を使います。
運用表を原本として更新する
受付が変わる時刻に、入口の掲示とWeb案内を誰が切り替えるか決めます。紙を差し替える場合は、旧版を外す手順まで担当者へ渡してください。切り替え直後に入口から歩き、閉まった扉へ誘導していないか、問い合わせ先が使えるかを確かめます。
自分で整理する手順
- 受付切替の曜日と時刻を運用表から確認する
- 各時間帯で使える入口と受付まで実際に歩く
- 通常案内と時間外案内を別のカードまたは図にする
- 営業時間ページと館内掲示を同日に更新する
制作を依頼する目安
- 受付変更が曜日・診療科・催事で複雑に分岐する
- 防犯上公開できない通路との調整が必要
- デジタルサイネージと印刷掲示を一括制作する
依頼時に渡す情報
- 平日昼・夜間・休日別の受付切替表
- 時間外に解錠される玄関と呼出設備の写真
- 各受付カウンターが対応する用件一覧
- 祝日運用を決定する部署と告知時刻
- 閉鎖扉に掲出する現地メッセージ原稿
- 予約通知へ差し込む曜日別案内の版型
公開前の確認項目
未確認の項目を残さず、該当しないものはその理由も記録します。
- 閲覧者が先に曜日と時間条件を選べる
- 通常線と時間外線が白黒でも見分けられる
- 無人受付へ進ませる古い矢印を撤去した
- 呼出ボタンの場所と応答手順を確認した
- 臨時運用の終了日を掲示物にも設定した
- 予約ページと玄関札が同じ切替内容になった