この記事の要点
共通情報と条件別情報を分け、開催判断の日時、正本となる告知先、差し替え対象を事前に決める。
必要な項目から読む
どこで案内が途切れるのか
晴天版と雨天版の画像が別々に共有され、開催判断後も検索・SNS・印刷物に誤った会場図が残る。
二つの完成版を先に作る
雨が決まってから図を修正すると、入口や設備の確認が間に合いません。晴天時と雨天時それぞれについて、会場名、住所、入口、受付、トイレ、定員に関わる区域を確認し、どちらも公開できる完成版として校了します。代替会場も事前の現地確認に含め、仮の矢印を残しません。
条件を画像の外だけに書かない
SNS本文に「雨天会場」と書いても、画像だけが保存・転送されると条件が失われます。地図の上部へ開催日、晴天・雨天の別、版番号を目立つ形で入れ、画像だけでも適用条件を判別できるようにします。色の違いだけに頼らず、会場名、入口、必要なら入口写真も各条件に合わせます。
正本から一斉に切り替える
公式サイト、申込メール、SNS、出演者ページで別々の画像を持つと、差し替え漏れが生じます。主催サイトの一ページを最新情報の正本に決め、各媒体から参照させ、印刷物には判断結果を確認できる手段を載せます。会場を決定した後は旧版へ終了表示を付け、検索や保存画像からの誤来場を抑えます。
自分で整理する手順
- 晴天・雨天で変わる入口、配置、設備を差分表にする
- 開催判断の担当者と発表時刻を決める
- 条件が一目で分かる二つの完成版を準備する
- Web、SNS、会場掲示の差し替え一覧を作る
制作を依頼する目安
- 会場変更で交通・定員・設備が大きく変わる
- 複数団体が別媒体を更新する
- 当日短時間で多言語版まで差し替える必要がある
依頼時に渡す情報
- 晴天会場と屋内代替地の完全な配置図
- 二条件で変わる入口・設備の差分表
- 天候判断を下す責任者と発表時刻
- 正本として参照させる公式ページ
- SNS・出演者サイト・印刷面の差替先
- 旧画像へ付ける開催条件終了の表示案
公開前の確認項目
未確認の項目を残さず、該当しないものはその理由も記録します。
- 雨が決まってから初めて作図していない
- 画像内に開催日と適用天候を大きく入れた
- 代替会場の定員・玄関・便所を実査した
- 色違いだけで二会場を区別していない
- 発表後に全投稿元から旧版を追跡した
- 保存画像だけでも使用条件を判断できる