納品された案内図を検収し、修正依頼と版を管理する方法

この記事の要点

用途、記載事実、実寸の読みやすさ、納品形式、権利資料を受入基準にし、指摘は一人の窓口が番号付き一覧へ統合します。版番号と承認記録を残し、最終版だけを公開用として固定します。

必要な項目から読む

関係者が別々のファイルへ修正を書き込み、制作者へ指示が分割して届くため、直した内容が戻ったり未承認版を公開したりする。

検収は見た目の好みを後から追加する場ではなく、発注時に合意した条件を満たすか確かめる工程です。Web画像、印刷PDF、編集用データ、素材一覧など納品物ごとに、サイズ、色、記載項目、利用範囲、開ける形式を整理します。

「分かりやすいこと」だけでなく、駅出口名が確定資料と一致する、名刺原寸で文字が読める、と判定できる文にします。将来の改善案は別欄へ分け、今回の受入可否と混同しません。

部署ごとにメールや画像で指示を送ると、同じ地点へ異なる名称が指定されることがあります。一人の窓口が指摘を集め、地図上の番号、現状、希望する変更、根拠資料を一行にまとめます。重複は統合し、意見が割れた項目は依頼者側で決定してから制作者へ渡します。

一覧を送った日と回答期限も残し、口頭で合意した変更は同じ表へ追記します。

「最終」「最終2」といった名前では、どれを確認したか後から判断できません。受領日と連番を含む版名を決め、制作者から届いた原本は上書きせず保存します。修正表にも対象版を書き、修正版を受け取ったら各指摘を反映済み、見送り、要確認に分けます。

承認後は承認者と日付を記録し、公開用フォルダには承認版の複製だけを置きます。

一つの文字を追加すると別の道路が隠れ、画像を書き出し直すと寸法や色設定が変わることがあります。修正箇所の消し込みに加え、原寸表示、全経路、ファイル形式、リンク画像、素材一覧を受入基準に沿って再確認します。未解決項目が残る場合は、公開を止める条件か、次回更新へ回せる条件かを承認者が判断します。

受入基準を満たし、未解決事項の扱いを承認者が決定した時点を検収完了とし、その記録を請求・公開・保管の担当へ渡します。

未確認の項目を残さず、該当しないものはその理由も記録します。